Principes

Certaines communes disposent de leur propre système d'information géographique (SIG) régulièrement mis à jour, contenant leurs adresses d'habitation.

Afin de faciliter les travaux de mise à jour conjointe de ce SIG et du RIL, il est dorénavant possible, dans l'application Rorcal, d'exporter et d'importer des fichiers entre les deux systèmes suivant un format unique d'échange. On peut ainsi :

• Extraire tout ou partie du RIL de la commune sous forme d’un fichier CSV à partir de Rorcal. Ce fichier peut ensuite être importé dans tout type de logiciel de type SIG ou autre (cet export étant limité à 10 000 lignes merci de vous rapprocher de votre établissement Insee de rattachement si vous dépassez ce seuil) ;

• Déposer dans l'application Rorcal un fichier, au même format que le fichier d'export, qui permet de mettre à jour le RIL à partir du SIG de la commune. Seules quelques caractéristiques sont modifiables : actualité, nombre de logements, type d'habitation et coordonnées géographiques. Dans la limite d'un import de 1Mo, soit 4 600 lignes.

Attention : merci de vous rapprocher de votre établissement régional de référence si vous souhaitez mettre en œuvre cette fonctionnalité. Une phase préparatoire de tests sur l'environnement de formation est obligatoire afin de vérifier le bon fonctionnement des échanges.

Attention : Désactiver le suivi intégral de la commune sinon chaque action envoyée via la fonctionnalité fera l'objet d'une tâche manuelle côté Insee.

Bonnes pratiques :

1.     Partir d'un fichier récent issu de Rorcal

2.     Sauvegarder le fichier Rorcal initial, qui pourra servir de retour arrière si une erreur de mise à jour est effectuée.

3.     Modifier le fichier Rorcal à partir des informations de votre SIG communal en utilisant un traitement automatique. Il est fortement déconseillé de réaliser directement les modifications dans un tableur (Calc, Excel) qui peuvent générer des décalages de lignes involontaires lors de tris ou d'ajouts de lignes.

4.     Ne garder que les lignes modifiées ou qui correspondent à des entités adressées qui appartiennent à une liste envoyée par l'Insee (liste_insee=O dans le fichier) que vous souhaitez confirmer en l’état.

Le format du fichier d'échange

Le format du fichier d'échange a été défini en lien avec des grandes communes disposant d'un SIG :

• Il contient toutes les variables du RIL ;
• Il est le même pour tous les exports de fichiers à partir de Rorcal et pour l'import de mises à jour en provenance du SIG communal.

Il s'agit d'un fichier plat (.csv) dont les champs sont séparés par un point-virgule, encodé en UTF-8 sans BOM.

Contenu du fichier :

• La première ligne du fichier contient le texte suivant : « Fichier encodé en UTF-8 sans BOM, champs séparés par un point-virgule » ;
• La deuxième ligne du fichier contient le nom des variables ;
• Les données sont renseignées à partir de la troisième ligne.

Liste des variables du fichier d'échange

La liste ci-dessus est donnée à titre d’information, un dessin de fichier plus détaillé, donnant notamment les champs obligatoires à renseigner, les variables dont la mise à jour est prise en compte par l'Insee, les modalités attendues pour certaines variables (liste des types de voies utilisés par Rorcal, par exemple), est disponible dans l’application Rorcal, onglet « Échanges » en cliquant sur l’icône :  et téléchargeable ici.

Les exports de fichiers à partir de Rorcal

L'export de données du RIL peut être effectué de 2 façons différentes dans l'interface Rorcal :

    1. Dans l'écran d'accueil (onglet « Synthèse »), il est possible de télécharger les listes envoyées par l'Insee (EAAC, liste pour expertise, etc.).

    2. Dans la partie « Carte », il est possible de télécharger le résultat d'une recherche, voire l’intégralité du RIL de votre commune.

Remarque : un volume maximum de 2 Mo est toutefois à ne pas dépasser pour ces types d’exports, correspondant à environ 10 000 entités adressées. Le nombre d’entités adressées habitables de votre commune est indiqué dans l’onglet « tableau de bord ».

     Si le téléchargement comporte plus de 10 000 lignes, un message d'erreur apparaît :

    Pour les communes dont le nombre d’entités adressées dépasse ce seuil de 10 000 entités adressées, une demande d'extraction complète du RIL pourra se faire sur simple demande auprès de votre établissement Insee de rattachement.

Les versions de la fonctionnalité d'import de mise à jour de masse dans Rorcal

La fonctionnalité d’import de masse permet de répondre aux « Entités adressées à confirmer » et mettre à jour des variables du RIL liées aux habitations, à savoir : actualité, type de logement, nombre de logements et coordonnées XY. Pour des raisons de charge de traitement, il n'est pas possible de soumettre un fichier de plus de 1Mo, ce qui correspond à environ 4 600 lignes.

Utilisation de la fonctionnalité d'import de mise à jour de masse dans Rorcal

L'objectif de cette fonctionnalité est de permettre de réaliser des mises à jour du RIL à travers le dépôt d'un fichier. Ce fichier a un format très précis, identique au format disponible dans les exports. Il n'est pas envisagé de permettre des mises à jour sur les communautés. Par ailleurs, les mises à jour sur les accès secondaires ne sont pas prises en compte.  Attention : la limite des imports de fichiers est fixée à 4 600 lignes soit 1 Mo.

La mise à jour du RIL à partir d'un fichier provenant d’un SIG communal au format d’échange unique se comporte comme si la commune effectuait les mêmes modifications avec l'interface Rorcal. Le traitement du fichier est réalisé la nuit suivant son dépôt dans Rorcal. À l'instar des modifications effectuées directement dans Rorcal, certaines mises à jour se font immédiatement dans le RIL, d'autres seront examinées par l'Insee avant leur prise en compte. Un suivi de ces dernières est possible dans l'onglet « suivi de mes envois » de l'interface Rorcal ainsi que dans le journal des événements.

Pour charger un fichier au format d’échange unique dans Rorcal, il faut procéder comme suit :

1- Déposer dans Rorcal le fichier issu des mises à jour effectuées à partir du SIG de la commune :

Le dépôt de fichier se fait dans l’onglet « Échanges » :

Il faut cliquer sur le bouton « Parcourir » pour sélectionner le fichier de mise à jour que vous souhaitez charger dans Rorcal. Il faut ensuite procéder au contrôle de structure du fichier en cliquant sur :

2- Des contrôles sont effectués immédiatement pour vérifier la validité des informations transmises : format du fichier, présence des variables obligatoires, format des variables (par exemple un nombre de logements doit être supérieur à 0), reconnaissance des modalités existantes dans le RIL. Si le fichier contient une erreur alors celle-ci est indiquée avec le motif d'erreur. Tant que le fichier contient une erreur, la mise à jour massive n'est pas autorisée. Il faut cliquer sur Réinitialiser, corriger les erreurs dans le fichier et recommencer.

S’il n’y a pas d’erreur, on obtient le message ci-dessous :

Il est alors possible de cliquer sur :

Le message « Votre demande de mise à jour massive a été prise en compte, elle sera traitée prochainement. » apparaît.

Remarque : il est possible d’annuler un envoi avant la fin de la journée en cliquant sur :

3- Les mises à jour massives sont effectuées la nuit suivante. Le lendemain, la commune est informée dans l’application Rorcal sur l’onglet « Échanges » du nombre de mises à jour effectuées et des mises à jour qui n'ont pas été acceptées (par exemple localisation en dehors de la commune, identifiant d'entité adressée non retrouvé dans le RIL). Les envois massifs serviront également pour répondre aux listes Insee (EAAC, expertise) comme cela aurait été le cas si l'interface Rorcal avait été utilisée.

4- Dans le cas où des mises à jour n'ont pas été acceptées, les lignes correspondantes dans le fichier transmis sont téléchargeables en cliquant sur « Télécharger la liste des refus ». Le motif de refus de mise à jour y est expliqué.